Systém vytváření a evidence upomínek je z hlediska klientského zpracování zahrnut v modulu Pohledávky a v modulu Závazky. Dialog vytváření upomínek se otvírá volbou Pohledávky - Vytvořit upomínky, resp. Závazky - Vytvořit upomínky (Ctrl-U).
Pro zpracování upomínek jsou určující hodnoty několika parametrů, které se nastavují se v modulu Administrátor.
- UPOM_MIN - minimální upomínaná částka v Kč. Přednastaveno je 10 (Kč). Pokud se mají generovat upomínky i pro nižší, nebo naopak jen pro vyšší částky je nutné změnit nastavení parametru.
- UPOM_NAKL - upomínací náklady v Kč. Přednastaveno je 15 (Kč). Pokud mají být upomínací náklady nižší, nebo naopak vyšší je nutné změnit nastavení parametru.
- UPOM_NAKLX - zda a kdy se generují upomínací náklady na upomínkách: 0 = nikdy, 1 = vždy, 2 = u poslední upomínky (tj. v závislosti na nastavení parametru UPOM_POCET).
- UPOM_PENAL - zda a kdy se generuje s upomínkou penále: 0 = nikdy, 1 = vždy, 2 = u poslední upomínky (tj. v závislosti na parametru UPOM_POCET).
- UPOM_POCET - počet upomínek, které se mají maximálně generovat k jednotlivé pohledávce. Přednastaveno je 3. Pokud má generovat méně, nebo naopak více upomínek k pohledávkám je nutné změnit nastavení parametru.
Postup vytváření upomínek je stejný pro pohledávky i závazky. Dialog vytváření upomínek se otvírá volbou Pohledávky - Vytvořit upomínky, resp. Závazky - Vytvořit upomínky (Ctrl-U).
Zobrazí se okno Vytvořit upomínky, které má pole:
- Doklad - obsahuje kód dokladu upomínky podle číselníku Doklady. Nabízejí se všechny dokladové řady typu upomínka.
- Datum - obsahuje datum ke kterému se mají generovat upomínky.
Po potvrzení se zobrazí okno Vytvořit upomínky se seznamem všech neuhrazených vydaných faktur a přijatých dobropisů po splatnosti (posuzuje se podle data serveru).
- Pro zúžení seznamu upomínaných pohledávek jsou k dispozici výběry v rozevírací nabídce (vlevo nahoře).
- Pro výběr dokladů ke generování lze klepnutím na doklady (levým tlačítkem myši) současně s držením klávesy Ctrl označit vybrané položky.
- Pro označení všech dokladů slouží tlačítko Vybrat vše, které označí všechny řádky seznamu.
- Po potvrzení dialogu tlačítkem Provést jsou generovány upomínky. Přitom je zobrazen průběh a výsledek vytváření jednotlivých upomínek. Upomínka není generována, pokud je zůstatek pohledávky přepočtený na Kč (použije se kurs uvedený u pohledávky) menší než hodnota minimální upomínané částky UPOM_MIN.
- Po výběru sestavy Upomínky v nabídce Sestavy - Upomínky ze sestavy Upomínky v nabídce Sestavy - Upomínky se otevře dialog pro specifikaci údajů sestavy
- Číslo upomínky - určuje text upomínky podle číselníku Texty upomínek. Na sestavu se bude tisknout text odpovídající číslu v číselníku.
- Datum - obsahuje datum, ve kterém byly vytvořeny upomínky.
- Kód partnera - určuje partnera, pro kterého se budou tisknout upomínky podle číselníku Partneři.
- Pouze s nevyplněným emailem - určuje zda se mají tisknout upomínky pouze pro pohledávky, které nemají vyplněný email partnera.
- Před tiskem sestavy je nutné vyplnit parametry:
- Číslo upomínky - určuje text upomínky podle nastavení v číselníku Texty upomínek.
- Datum - datum ke kterému jsou upomínky vygenerované. Pokud k zadanému datu nebyla vygenerovaná žádná upomínka, tak se
- Kód partnera - obsahuje kód partnera podle evidence Obchodní kontakty, pro kterého se mají vytisknut sestavy.
- Pouze s nevyplněným emailem - určuje zda se mají tisknout doklady, které nemají v hlavičce vyplněný e-mail.
- ABS(zůstatek hodnoty pohledávky)*(penále z pohledávky, pokud je zadáno)*((SYSDATUM-datum splatnosti)/100).
- Výpočet upomínacích nákladů: UPOM_NAKL / KURS (z pohledávky).
- Na formuláři vydaných faktur (modul Pohledávky) a přijatých dobropisů (modul Závazky) je karta Upomínky se seznamem všech vygenerovaných upomínek k aktivnímu dokladu. Jeden záznam obsahuje tyto údaje:
- Doklad - kód, číslo a rok upomínky.
- Číslo - pořadové číslo v rámci upomínek k aktuálnímu dokladu.
- Typ - způsob vytvoření upomínky.
- Vystavení - datum vystavení pohledávky.
- Plnění - zdanitelné plnění pohledávky.
- Po splat. - počet dnů po splatnosti v den vytvoření upomínky.
- Penále - procentuální vyjádření penále z prodlení. Jeho hodnota je zadána u pohledávky. (Při vytvoření pohledávky se dosazuje výchozí penále partnera nebo, pokud není uvedeno, se dosazuje hodnota parametru PENALE.)
- Upom. částka - upomínaný zůstatek pohledávky v původní měně.
- Penále - vypočtená výše penále v původní měně.
- Upom. náklady - náklady spojené s vytvořením upomínek (podle parametru UPOM_NAKL a UPOM_NAKLX)
- Celkem - součet zůstatku původní pohledávky a dalších požadovaných plateb.
- Zdroj - obsahuje kód, číslo a rok upomínaného dokladu.
- Zapsal - jméno uživatele, který upomínku vytvořil a datum vytvoření.
Platební kalendář umožňuje doplnit k pohledávkám rozšiřující informaci o splatnosti jednotlivých pohledávek. V platebním kalendáři se evidují datumy a částky, podle toho jak má být pohledávka postupně splácena. Systém pak na základě těchto informací generuje případné upomínky.
Celková částka pohledávky je 100.000,- a má datum splatnosti k 1.8.
Po aktivaci platebního kalendáře a nastavení položek platebního kalendáře na:
- 1.8. částku 70.000,-
- 11.8. částku 30.000,-
se bude v případě neuhrazení částek generovat upomínka od:
- 2.8. na částku 70.000,-
- 12.8. na částku 100.000,-
Varování: Poslední datum v platebním kalendáři je zároveň doplněno jako datum splatnosti celé pohledávky.
Funkce pro platební kalendář se otevírají v evidenci Pohledávky volbou Pohledávky.
Volba Pohledávky - Aktivovat platební kalendář pohledávky otevírá okno Platební kalendář, které obsahuje seznam se sloupci:
- datum - obsahuje datum splatnosti přiřazené částky
- částka - obsahuje výši částky přiřazené k datumu splatnosti
Nové datumy splatnosti se přiřazují po klepnutí na tlačítko + a následném zápisu datumu a částky. Po zápisu se položka potvrdí klepnutím na tlačítko Potvrdit záznam.
Po zápisu částek pro nižší datumy než je položka s nejvyšším datumem se po zavření okna u položky s nejvyšším datumem automaticky upraví částka tak, aby součet všech částek odpovídal celkové částce faktury.
Volba Pohledávky - Zrušit platební kalendář pohledávky zruší platební kalendář a otevře okno Informace s upozorněním o zrušení.
Volba Pohledávky - Změnit splatnost otevírá okno Platební kalendář s možností přidání, úpravy, nebo odebraní položky.
Tlačítko Zobrazit platební kalendář otvírá okno Platební kalendář, které pouze zobrazuje seznam datumů a částek bez možnosti úpravy.