Každé účetní období obsahuje svůj:
- deník,
- hlavní knihu,
- účtový rozvrh,
- dokladové řady.
Účetní období lze měnit.
Jednotlivá účetní období lze měnit volbou v modulu Účetnictví v menu Účetní knihy - Změnit aktuální období. Otevírá okno Období:
- Zadejte účetní období - obsahuje pole pro zadání roku požadovaného účetní období.
Nové účetní období se otevře (založí) v modulu Účetnictví menu Účetní knihy - Nové účetní období. Zobrazí se dialogové okno Otevřít nové období:
Varování: Vytvoří se nový účtový rozvrh a nová řada dokladů podle údajů z předchozího období a to vyplněním pole zadání roku nového účetního období.
Po potvrzení se založí: nové účetní období, nové dokladové řady a nový účtový rozvrh pro daný rok.
"Ruční" vložení počátečních zůstatků účtů se provádí pouze jednou, a to na začátku práce se systémem Notia Business Server. Počáteční zůstatky na začátku dalších účetních období se v následujících letech budou generovat automaticky v rámci roční účetní uzávěrky.
Počáteční zůstatky účtů se vkládají do okna otevíraného v Účetnictví, menu Účetní knihy - Počáteční zůstatky.
Počáteční zůstatky se mohou měnit a upravovat až do chvíle, kdy se použije funkce z menu Počáteční zůstatky - Definitivně vložit. Znamená to definitivní vložení počátečních zůstatků bez možnosti další změny.
Vložení neuhrazených faktur a záloh do evidence při přechodu na evidenci v Notia Business Server se provádí v modulech Pohledávky, Závazky a Zálohy.
Po vložení zůstatků je možné je zablokovat proti možnosti dalších úprav volbou Počáteční zůstatky - Definitivně vložit.
Funkce Uzavřít úč. knihy ... (modul Účetnictví - Účetní knihy) provede uzavření účetního období (roku) a otevření účetních knih pro účtování nového období.
Na přelomu účetního období lze používat dva způsoby vedení účetních knih nového účetního období.. Použitý způsob je závislý na nastavení parametru ZAUCT_UZ_O.
- Pokud má parametr hodnotu 0, nelze účtovat do deníku nového období. Zápisy jsou v transakcích a z nich lze získávat všechny potřebné informace, výkazy a výstupní sestavy.
- Pokud má parametr hodnotu 1, je možné souběžné účtování do účetních knih běžného i nového účetního období. V tomto případě je nutno počítat s tím, že operace spojené s otevřením účetních knih budou v deníku nového období zařazeny až po dokladech, které byly zaúčtovány před uzávěrkou.
V prvním dialogovém okně se vyplní základní parametry pro uzavření a otevření účetních knih:
- Kód účetního dokladu z číselníku Dokladů pro účetní zápisy spojené s uzavřením účetních knih (musí být typu "interní – ručně zadaný").
- Kód účetního dokladu z číselníku Dokladů pro účetní zápisy spojené s otevřením účetních knih (musí být typu "interní – ručně zadaný").
- Účet podle účtového rozvrhu pro běžné účetní období, na který se má přeúčtovat hospodářský výsledek.
- Heslo
Upozornění: Během provádění následujících operací bude znemožněna jakákoliv práce s účetními zápisy kromě prohlížení!
Po potvrzení dalších dialogů se provedou:
- kontroly existence a typu zadaných dokladů;
- zahájení a neuzavření roku vybraného pro uzavření;
- uzavření předcházejícího roku vybranému pro uzavření;
- existence účtů typu "zisků a ztrát" (ZZ), "počáteční rozvažný" (PR) a "konečný rozvažný" (KR) v účtovém rozvrhu období vybraných pro uzavření a otevření;
- zařazení účtu hospodářského výsledku (HV) do skupiny "pasivní";
- formální kontrola zůstatku aktiv, pasív na hospodářský výsledek;
- další interní kontroly;
- uzavření účtů - vytvoření uzávěrkových účetních zápisů do účetního deníku minulého období (s datumem obratu 31.12. uzavíraného roku):
- převod zůstatků nákladových a výnosových účtů na účet ZZ;
- převod zůstatků aktivních a pasivních účtů na účet KR;
- otevření nového účetního období (pokud již nebylo otevřeno);
- výpočet a zapsání nových počátečních zůstatků účtů (k účtům v účtovém rozvrhu);
- otevření účtů – vytvoření účetních zápisů do účetního deníku nového období (s datumem obratu 1.1. nového roku):
- přeúčtování počátečních zůstatků aktivních a pasivních účtů na účet PR;
- přeúčtování hospodářského výsledku na účet HV.