Faktury a další pohledávky se připravují, tisknou a evidují v modulu Pohledávky. Možnost fakturace je zároveň i v modulu Prodej. Speciálním případem pohledávek jsou přijaté dobropisy, jejichž zápis se provádí v modulu Závazky.
- Pohledávka se skládá z hlavičky a z jedné nebo více položek. Při zápisu nové pohledávky je nutno nejprve vyplnit základní údaje v hlavičce.
- Nové záznamy lze do evidence pohledávek přidat trojím způsobem:
- Prostým přidáním (tlačítko Přidat záznam nebo volba Úpravy - Nový záznam nebo klávesová zkratka Ins). Po této volbě se otevře prázdný záznam pro zápis nové pohledávky a postupně se zobrazují dialogová okna pro výběr skupiny podle číselníku Skupiny P/Z (zařazením do skupiny je definován účet pohledávek a dokladová řada, kterou lze změnit) a odběratele podle číselníku Partneři (filtrované na potvrzené odběratele).
- Přidáním po výběru vzoru (tlačítko Nová pohledávka podle vzoru).
- Zkopírováním existujícího dokladu.
- Po vyplnění všech potřebných údajů a uložení (tlačítko Potvrdit záznam nebo volba Úpravy - Potvrdit změny nebo klávesová zkratka F2) je záznam ve stavu Nová. V tomto stavu nemá přiřazeno číslo dokladu a lze jej jakkoli dále upravovat nebo i vymazat.
- Další informace jsou uvedeny v rámci popisu jednotlivých údajů na pohledávce.
- Pokud je pohledávka ve stavu Nová lze na kartě Položky libovolně přidávat, mazat a upravovat položky (volby nabídky Úpravy nebo tlačítka na horní liště okna).
- Přidání nové položky se provede z aktivní karty Položky volbou Úpravy - Nový záznam nebo tlačítkem Přidat záznam. Dialog pro nový záznam lze otevřít také poklepáním na prázdné řádce v seznamu položek.
- Předmět fakturace se doplňuje z číselníku Produkty. Po zápisu kódu produktu do příslušného pole, resp. po výběru ze seznamu položek číselníku jsou doplněny všechny základní údaje: název, měrná jednotka, jednotková cena a kód daně. Všechny údaje lze měnit oproti doplněným hodnotám. Dále je nutno uvést fakturované množství a doplnit položkovou slevu v procentuálním nebo absolutním vyjádření. Na hodnotu jednotkové ceny a také případné slevy může mít vliv uplatněný systém ceníků a množstevních slev. Kromě obchodních informací nese zboží z číselníku Produkty také hodnotu syntetického a analytického účtu pro účtování.
- Předmět fakturace (název položky faktury) lze doplnit také bez použití číselníku. Tato možnost by měla být využívána pouze ve výjimečných případech, protože kromě nutného doplnění všech údajů není proveden korektní účetní zápis při vystavení. Je vhodné vytvořit číselník Produkty tak, aby obsahoval všechny varianty obchodních, daňových a účetních parametrů, které se v podniku používají, a to tak, že si málo časté případy fakturace vynutí ruční změnu doplněných údajů.
Seznam funkcí otevíraných volbou Pohledávky:
Tlačítkem Zaevidovat doklad, nebo volbou Pohledávky - Zaevidovat ... se otvírá dialog Zaevidovat doklad.
- Tlačítkem Vystavit, nebo volbou Pohledávky - Vystavit ... se otvírá dialog Vystavit pohledávku. Obsahuje předvyplněné údaje z pohledávky.
- Doklad - zobrazuje kód dokladu.
- Základ DPH - zobrazuje součet částek základů DPH pohledávky.
- DPH - zobrazuje součet částek DPH pohledávky.
- Mezisoučet - zobrazuje mezisoučet základů DPH a částek DPH pohledávky.
- Zaokrouhlení - pole pro úpravu, nebo zápis částky zaokrouhlení pohledávky.
- Celkem - zobrazuje celkovou částku pohledávky.
- Zaokrouhlit daně - určuje způsob zaokrouhlení DPH. Výchozí způsob zaokrouhlení DPH je přednastaveno podle parametru P_ZAOKRDPH 0=nezaokrouhlovat / 1= zaokrouhlit nahoru na koruny.
- Zaokrouhlení - určuje způsob zaokrouhlení celkové částky pohledávky. Výchozí způsob zaokrouhlení je přednastaven podle parametru P_ZAOKR 0=nezaokrouhlovat / 1= zaokrouhlit nahoru / 2 = zaokrouhlit dolů / 3 = zaokrouhlit matematicky. Vypočtená hodnota zaokrouhlení se doplní do pole Zaokrouhlení, kde ji lze ručně upravit.
- Žádné - při vystavení pohledávky se neprovede žádné zaokrouhlení.
- Nahoru - při vystavení pohledávky se provede zaokrouhlení nahoru.
- Dolů - při vystavení pohledávky se provede zaokrouhlení dolů.
- Automatické - při vystavení pohledávky se provede automatické zaokrouhlení.
- Data - slouží pro nastavení datumů dokladu:
- Vystavení - určuje datum vystavení dokladu.
- Plnění - určuje datum plnění dokladu.
- Období - určuje datum období dokladu.
- Splatnost - určuje datum splatnosti dokladu.
- Spl. ve dnech - určuje počet dnů splatnosti.
- Kurz - v případě, že je pohledávka v cizí měně obsahuje hodnotu kurzu, kterou lze měnit. V případě, že je pohledávka v Kč obsahuje 1.
- Skonto - obsahuje datum skonta.
- Skonto (%) - obsahuje % skonta.
- Tisk faktury - určuje zda se má při vystavení pohledávky současně tisknout sestava. Tiskne se sestava podle nastavení v parametru FAKTURA, do kterého se zadá jméno šablony.
- Počet kopií - nastavení počtu kopií při tisku pohledávky.
- Var. sym. - určuje způsob doplnění hodnoty variabilního symbolu při vystavení pohledávky. Výchozí způsob je přednastaven podle parametru VARSYM_POH. 0 =doplní identifikační číslo pohledávky/ 1= doplní číslo pohledávky/ 2 = nechává současnou hodnotu zapsanou ručně.
- Číslo dokladu - použije číslo pohledávky.
- ID pohledávky - použije ID pohledávky.
- Současný - ponechá současnou hodnotu.
- Odeslat HTML fakturu elektronicky - určuje zda se má pohledávka při vypořádání odeslat elektronicky.
- Vypořádat pokladnou - určuje zda se má pohledávka vypořádat pokladním dokladem.
- Pokladna - umožňuje výběr pokladny ze seznamu pokladních knih.
- Potvrdit a vypořádat - určuje zda se má pokladní doklad potvrdit a současně vypořádat pohledávkou.
- Zobrazit - určuje zda se má pokladní doklad zobrazit.
- Vytisknout prodejku - určuje zda se má tisknout prodejka.
- Po potvrzení dialogu bude pohledávka převedena do stavu Vystavená, bude doplněno číslo dokladu podle masky uvedené u příslušné dokladové řady, bude doplněn variabilní symbol způsobem uvedeným v dialogu vystavení a bude provedeno vybrané zaokrouhlení.
- Ve stavu Vystavená nelze pohledávku měnit ani vymazat. Úpravy lze provádět pouze definovaným způsobem.
- Při vystavení pohledávky se zároveň vygenerují účetní zápisy v transakci //Pohledávky.
Způsob zaúčtování je proveden na základě účetní operace Vystavení pohledávky, kterou je určen způsob dosazení hodnot účetního zápisu.
- Účtování se provádí v částkách přepočtených na Kč.
- Pro každou položku pohledávky je vygenerován účetní zápis, kde na straně Má dáti je účet daný použitou skupinou pohledávek a na straně Dal je účet pro prodej uvedený u použité položky číselníku Zboží. V případě, že při vyplnění položky pohledávky není vyplněn předmět fakturace z číselníku, je na stranu Dal doplněna hodnota 999.9999.
- Pro každou položku, u níž je uplatněno DPH se generuje další účetní zápis, kde je na straně Má dáti je účet daný použitou skupinou pohledávek a na straně Dal použit účet uvedený u kódu uplatněné daně.
- Případné zaokrouhlení DPH se provede za položky pohledávky seskupené podle použitého kódu daně, takže počet zaokrouhlení je maximálně roven počtu použitých daní na pohledávce. Zaúčtování zaokrouhlení se provádí stejně jako účtování daně u položek.
- Případné kladné, resp. záporné zaokrouhlení pohledávky je účtováno do výnosů, resp. do nákladů na účet stanovený v účetní operaci Vystavení pohledávky.
- Tisk faktury lze zvolit v rámci dialogu vystavení nebo je možno kdykoli vytisknout fakturu volbou Sestavy - Faktura (nebo jiná sestava).
- Doklady lze posílat elektronicky po výběru z menu E-doklady a výběrem přednastavené šablony.
Pro vygenerování příkazu k úhradě slouží volba Pohledávky - Připravit příkaz k úhradě.
Otevře okno Připravit příkaz k úhradě:
- Zaškrtávací zobrazující, že se jedná o generování příkazu k úhradě z evidence Pohledávky.
- Nabídka filtru pro zúžení výběru nabízených závazků.
- Zaškrtávací pole pro filtrování dokladů:
- k úhradě - v seznamu Nabízené doklady zobrazí opravné daňové doklady
- k inkasu - v seznamu Nabízené doklady zobrazí pohledávky.
- Tlačítko Saldo partnera - po označení pohledávky v seznamu Nabízené doklady zobrazí okno s přehledem neuhrazených pohledávek a závazků vybraného partnera.
- Nabízené doklady - obsahuje seznam dokladů, ke kterým lze připravit příkaz k úhradě.
- Tlačítka - slouží pro přesun položek mezi tabulkou Nabízené doklady a tabulkou Vybrané doklady:
- červená šipka nahoru - vybranou položku přesune z tabulky Vybrané doklady do tabulky Nabízené doklady.
- červená šipka dolů - vybranou položku přesune z tabulky Nabízené doklady do tabulky Vybrané doklady.
- ruka nahoru - přesune všechny položky z tabulky Vybrané doklady do tabulky Nabízené doklady.
- ruka dolů - přesune všechny položky z tabulky Nabízené doklady do tabulky Vybrané doklady.
- Vybrané doklady - obsahuje seznam vybraných dokladů, určených pro příkaz k úhradě.
Pro dobropisy a opravné daňové doklady je funkce, která zablokuje doklad proti nechtěnému vytvoření příkazu k úhradě. Otevíraná se volbou Pohledávky - Zablokovat pro příkaz k úhradě. Po potvrzení dialogu s dotazem se zobrazí informace o zablokování a v dokladu se zaškrtne pole Blokováno pro příkaz a z dokladu nelze připravit příkaz k úhradě.
Pro zrušení blokace příkazu k úhradě slouží volba Pohledávky - Odblokovat pro příkaz k úhradě.
Pro možnost zakládání nových dokladů ze vzorů je nutné nejdříve uložit vybraný doklad do číselníku Vzory.
Volbou Pohledávky - Přidat do vzorů se otevře číselník Vzory připravený pro zápis.
Volbou Pohledávky - Seskupit do filtru se otevře dialog Položky do skupiny filtru s výběrem kódu podle číselníku Skupiny filtrů. Po výběru a potvrzení se pohledávka zobrazuje na kartě Položky.
Pro vytvoření pokladního dokladu, který bude na stejného partnera a částku jako je pohledávka slouží volba Pohledávky - Připravit pokladní doklad. Otevře seznam pokladen pro výběr pokladny do které se po potvrzení založí pokladní doklad, který je ve stavu nový. Pro možnost potvrzení pokladního dokladu a vypořádání pohledávky pokladním dokladem slouží zaškrtávací pole Potvrdit a vypořádat.
Pro vygenerování dobropisu k pohledávce slouží volba Pohledávky - Připravit dobropis.
Otevře okno Výběr dat pro dobropis:
- Partner - zobrazuje jméno partnera z pohledávky.
- Měna - zobrazuje měnu pohledávky. Pro stejnou měnu bude vygenerován i dobropis.
- Přehled pohledávek - obsahuje aktuálně vybranou pohledávku pro kterou lze připravit dobropis.
- Přehled položek - obsahuje seznam položek pohledávek partnera pro které lze připravit dobropis.
- Tlačítka - slouží pro přesun položek mezi tabulkou s položkami pohledávek a tabulkou s položkami dobropisu:
- červená šipka nahoru - vybranou položku přesune z tabulky Položky dobropisu do tabulky Přehled položek,
- ruka - přesune všechny položky z tabulky Přehled položek do tabulky Položky dobropisu,
- červená šipka dolů - vybranou položku přesune z tabulky Přehled položek do tabulky Položky dobropisu.
- Položky dobropisu - obsahuje seznam vybraných položek pohledávek, určených pro dobropis.
- Jednotková cena - určuje výpočet jednotkové ceny dobropisu:
- vypočtená z celkové ceny - vypočte jednotkovou cenu z celkové částky dobropisu,
- kopírovaná z faktury včetně slev - zkopíruje částky z pohledávky četně slev.
- Skupina dobropisu - obsahuje kód dobropisu dokladu podle číselníku skupiny P/Z.
- Typ - určuje typ:
- cenový (bez vazby na přijatou objednávku),
- množstevní (s vazbou na přijatou objednávku) .
Po potvrzení se vygeneruje dobropis a zobrazí se dotaz zda se má zobrazit.
Volbou Pohledávky - Připravit dobropis k více pohledávkám se otevře stejný dialog jako pro volbu Pohledávky - Připravit dobropis. V seznamu Přehled pohledávek se nabízejí všechny pohledávky partnera. V seznamu Přehled položek se zobrazují položky pohledávky vybrané v seznamu Přehled pohledávek.
Funkce je aktivní pouze pro doklady typu Opravný daňový doklad.
Volbou Pohledávky - Přidat na aktuální dobropis otevře stejný dialog jako pro volbu Pohledávky - Připravit dobropis. V seznamu Přehled pohledávek se nabízejí všechny pohledávky partnera. V seznamu Přehled položek se zobrazují položky pohledávky vybrané v seznamu Přehled pohledávek.
Po potvrzení je pohledávka svázaná s dobropisem.
Funkce je aktivní pouze pro zálohové faktury.
Volbou Pohledávky - Připravit daňový doklad (k zálohové faktuře) se otevře číselník Skupiny P/Z filtrovaný pro pohledávky.
Po výběru skupiny a potvrzení se zobrazí potvrzení s informací, že byl daňový doklad vytvořen a dotazem zda se má zobrazit.
Funkce je aktivní pouze pro doklady typu Opravný daňový doklad.
Volbou Pohledávky - Připravit příjemku (k dobropisu, ke stornu) se otevře dialog Seznam skladů, který obsahuje:
- Seznam skladů - pro výběr skladu do kterého se má vytvořit příjemka.
- Vratka - zaškrtávací pole, pro určení, že vygenerovaná příjemka bude vratkou.
Po potvrzení se zobrazí okno s informací, že byla vytvořená příjemka s dotazem zda se má zobrazit.
Volbou Pohledávky - Přecenit kurzy se otvírá dialog Přecenit kurzy. Údaje o přecenění kurzů se zobrazují na kartě Kurzy.
Přeceněné kurzy u pohledávek lze zrušit volbou Pohledávky - Zrušit přecenění kurzů.
Pro možnost zrušení přecenění kurzů jen u vybraného dokladu je volba Pohledávky - Zrušit přecenění kurzů pro aktuální doklad
Možnosti opravy Pohledávek souvisejí se stavy, kterými při zpracování procházejí.
- Po zapsání se Pohledávka nachází ve stavu Nový a v tomto stavu ji lze libovolně měnit nebo smazat.
- Po vystavení (a současném vytvoření účetních zápisů v transakcích) je pohledávka ve stavu Vystavená, v němž je možnost změn značně omezena např. na změn poznámky, nebo čísla účtu. Pro realizaci případných změn v tomto stavu existuje možnost zrušit vystavení.
Doklady, které jsou ve stavu Vystavená nelze upravovat ani mazat. Nejdříve je nutné je převést do stavu Nový.
Zrušení vystavení je možné pouze v případě, že o příslušné pohledávce není zaúčtováno v účetním deníku. Pro tento případ je nutno použít funkci Storno.
Storno dokladu se používá v případě, že je účetní doklad zaúčtováno v účetním deníku, nebo není možné použít funkci Zrušit vystavení.
Ke zrušení storna dokladu slouží funkce Pohledávky/Zrušit storno pohledávky.
Pokud je vystavená faktura svázaná se skladovými doklady: dodacím listem a výdejkou, tak se volbou Pohledávky - Zrušit pohledávku se skladovými doklady otevře formulář zrušit operaci. Po vyplnění důvodu se zruší vystavení pohledávky, pohledávka se smaže. Dále se vymaže dodací list a výdejka.
Obsahuje nabídku vypořádání dokladu otevíraných volbou Vypořádat.
Pro vypořádání pohledávky zálohou slouží volba Vypořádat - Uhradit ze zálohy, která otevře dialog Uhradit pohledávku ze zálohy:
- Pohledávka - skupina polí zobrazující údaje o pohledávce:
- popis - faktura - daňový doklad,
- doklad - kód, číslo a rok dokladu,
- datum - zobrazuje datum Vystavení pohledávky,
- celkem - zobrazuje celkovou částku pohledávky,
- blokováno - zobrazuje částku pohledávky, která je blokována v zápočtu,
- zůstatek - zobrazuje částku pohledávky, kterou je možno uhradit ze zálohy.
- Záloha - skupina polí zobrazující údaje o záloze:
- popis - záloha přijatá,
- doklad - kód, číslo a rok dokladu,
- datum - zobrazuje Datum zálohy,
- celkem - zobrazuje celkovou částku zálohy,
- blokováno - zobrazuje částku zálohy, která je blokována v zápočtu,
- zůstatek - zobrazuje částku zálohy, kterou je možno uhradit z pohledávky.
- Doklad - obsahuje kód dokladové řady pro vypořádání (typu Interní účetní doklad - automaticky vytvořený) podle číselníku Dokladové řady.
- Uhradit z faktury - obsahuje částku pohledávky, kterou lze uhradit. Částku lze upravovat.
- Kurz - obsahuje kurz pohledávky pro vypořádání.
- Datum - obsahuje datum vypořádání.
- Datum pro DPH - obsahuje datum vypořádání pro DPH.
- Uhradit ze zálohy - obsahuje částku zálohy, kterou lze uhradit. Částku lze upravovat.
- Kurz - obsahuje kurz zálohy pro vypořádání.
- Poznámka - obsahuje případnou poznámku pro vypořádání.
- Odúčtovat zůstatek daně zálohy - určuje zda se má odúčtovat zůstatek daně zálohy.
- Filtry - obsahuje přednastavené filtry pro dohledávání záloh.
- Seznam Záloh - nabízí zálohy pro vypořádání.
Pro zrušení vypořádání pohledávky je nutné stát na kartě Vypořádání a mít vybranou konkrétní položku vypořádání, která se má rušit.
Rušení zápočtu je aktivní pouze u dokladu, který je součástí zápočtu.
Je nutné stát na kartě Vypořádání
Po potvrzení rušení operace zruší vypořádání na kartě Vypořádání a současně převede zápočet do stavu Nový.
Volbou Vypořádat - Stornovat vypořádání se otevře dialog Stornovat vypořádání:
- Vypořádat - skupina polí zobrazující údaje o pohledávce.
- Popis - faktura vydaná.
- Doklad - kód, číslo a rok dokladu.
- Prij/Vyst - zobrazuje datum Vystavení pohledávky.
- Blokováno - zobrazuje částku pohledávky, která je blokována v zápočtu.
- Celkem - zobrazuje celkovou částku pohledávky.
- Zůstatek - zobrazuje částku pohledávky, která zbývá k uhrazení.
- Zúčtovat - zobrazuje částku storna.
- Kurz - kurz storna podle číselníku Kurzový lístek.
- Pole zobrazující částku storna v Kč.
- Doklad - obsahuje kód dokladové řady pro vypořádání (typu Interní účetní doklad - automaticky vytvořený) podle číselníku Dokladové řady.
- Vystavení - obsahuje datum vystavení pohledávky.
- Druh - obsahuje kód druhu zúčtování podle číselníku Druhy zúčtování.
Název druhu zúčtování.
- Útvar - obsahuje kód podle číselníku Útvary.
- Výkon - obsahuje kód podle číselníku Výkony.
- Zakázka - obsahuje kód podle číselníku Zakázky.
- Zapsat na MD - určuje zda se mají údaje v polích Útvar/výkon/Zakázka zapisovat na účetním zápisu na stranu MD.
- Zapsat na DAL - určuje zda se mají údaje v polích Útvar/výkon/Zakázka zapisovat na účetním zápisu na stranu DAL.
- Poznámka - obsahuje případnou poznámku.
- Párovací symboly - pole pro možnost zápisu párovacích symbolů 1 a 2 stran MD a DAL.
- Předkontovat - aktivuje pole pro předkontaci strany DM podle účtového rozvrhu.
Volbou Vypořádat - Vypořádání pohledávkou/dobropisem se otevře dialog Vypořádat pohledávku/závazek dobropisem:
- Datum - obsahuje datum vypořádání.
- Měna - obsahuje měnu vypořádání podle číselníku Měny.
- Kurz - obsahuje kurz vypořádání.
- Doklad - obsahuje kód dokladové řady pro vypořádání (typu Interní účetní doklad - automaticky vytvořený) podle číselníku dokladové řady.
- Související doklady - filtruje seznam dokladů na související s vybraným dokladem.
- Všechny doklady partnera - filtruje seznam na všechny doklady partnera.
- Seznam dokladů, které lze spárovat s vybraným dokladem.
Otevírá evidenci zápočty.
Volba Vypořádat - Párování přeplatku na záloze je aktivní pouze pro zálohové faktury vydaná, které jsou ve stavu Uhrazená. Otevře okno Párování přeplatku.
Okno obsahuje seznam záloh pro párování přeplatku.
Volba Vypořádat - Zrušit párování přeplatku na zálohách otevře okno s potvrzením. Po potvrzení zruší všechny přeplatky na zálohách pro vybranou fakturu.