Schvalování přijatých faktur je volitelná funkce v modulu Závazky, která umožňuje elektronické schválení nebo odmítnutí faktur oprávněnými uživateli NBS. Jedná se v podstatě o elektronickou podobu tištěné košilky, jejího oběhu po podniku a podepisování příslušnými pracovníky. Elektronická verze schvalování a další nástroje v Závazcích operace s tištěnou košilku nahrazují a v podnicích, kde není proces schvalování triviální, šetří čas a snižuje náklady.
Nové faktuře se při zápisu přidělí tzv. schvalovací proces, který k ní doplní pracovníky (uživatele), kteří mají fakturu schválit a pořadí, v němž je schvalování požadováno. Pracovníci jsou postupně systémem vyzývání k vyjádření, přitom mají k dispozici sken faktury a souvisejících dokumentů. Systém hlídá případné prodlení při schvalování. Po úspěšném schválení lze fakturu přijmout a dále s ní nakládat obvyklým způsobem. Fakturu, která neodpovídá dohodnutým podmínkám nebo má jiné vady, může kterýkoli z uživatelů odmítnout. Proces schvalování je podrobně uveden na každém závazku, a to i zpětně.
Pro nastavení procesů schvalování faktur je nutné naplnění organizačního schématu minimálně v rozsahu pracovních pozic souvisejících se schvalováním.
Číselník Schvalovací procesy by měl zahrnovat všechny varianty schvalování faktur v podniku.
Každý proces popisuje požadované pracovní pozice, které fakturu schvalují a pořadí (úrovně), v němž ji schvalují. Pracovní pozice se vybírají z organizačního schématu. Každá pozice je obsazena jedním nebo více pracovníky/uživateli, kteří budou dosazeni do procesu schvalování konkrétního závazku.
Pro každou pozici schvalovacího procesu lze určit, že pro schválení postačuje jen jeden pracovník zařazený na pozici.
Proces zároveň zahrnuje popis podmínky určující, pro jakou fakturu bude použit: útvar, výkon, zakázka, částka, obchodník apod. Tyto podmínky lze zákaznicky rozšiřovat.
Podmínky automatizují proces přidělení schvalovacího procesu konkrétní faktuře. V případě, že faktura odpovídá více schvalovacím procesům, doplní se na konkrétní fakturu pracovníci/uživatelé ze všech odpovídajících procesů.
V procesu se nastavuje odpovědná pozice z organizačního schématu, podle které je doplněn odpovědný pracovník na konkrétní schvalovanou fakturu. Je to osoba, která je upozorňována na prodlení schvalování, na odmítnutí nebo konečné schválení faktury. Měla by to být obvykle účetní, která schválenou fakturu přijme do evidence nebo kvalifikovaně naloží s odmítnutou fakturou.
Systém lze nastavit i tak, že odpovědným pracovníkem za fakturu je uživatel, který fakturu pořídil a označil pro schvalování.
Na úrovni administrace systémových parametrů firmy se nastavuje jedna z možností:
V třetím případě nelze do evidence přijmout a tedy ani hradit fakturu, která nebyla schválena.
Dostupnost schvalovacích operací pro uživatele je dána nastavením práv a licencovaných modulů.
Pro snadné dohledání závazku na schválení, schválených závazků apod. je v modulu Závazky potřeba připravit dotazy:
Pro upozornění účastníků schvalovacího procesu lze použít dva typy upozornění e-mailem, přičemž je lze kombinovat pro různé případy:
Systém schvalování došlých faktur a odpovědnosti je nutné popsat v interní podnikové metodice.
Proces a průběh schvalování závazku je patrný ze schématu na záložce Schvalovací proces na záznamu závazku.
Fakturu ve stavu nová lze předat ke schvalování (nabídka Závazky - Schvalování přijetí). Tím se k závazku doplní schvalující uživatelé v pořadí podle procesu nebo procesů, které odpovídají podmínkám faktury.
Pokud je v podniku aktivně používáno schvalování závazků, je nutné fakturu a další související dokumenty přiložit k záznamu závazku v elektronické podobě jako výchozí podklad pro vyjádření.
Po spuštění schvalování odejde uživatelům prvním úrovně schvalování e-mailové upozornění na nutnost schválit fakturu. Schválení nebo odmítnutí může uživatel provést:
Po schválení všemi pracovníky/uživateli první úrovně se proces schvalování opakuje pro druhou a další úrovně.
Po schválení na poslední úrovni je závazek označen za schválený, je upozorněn odpovědný pracovník procesu a závazek lze přijmout do evidence.
Pokud některý z uživatelů podílejících se na schvalovacím procesu považuje za vhodné nebo nutné schválení dalším pracovníkem, který se na schválení podle výchozího nastavení nepodílí, může jej do procesu u konkrétní faktury přidat.
Schválení závazku lze zrušit volbou Závazky/Schvalování přijetí/Zrušit schválení… Zrušení lze provést pouze v případě, kdy ještě nebyl závazek schválen kýmkoli na vyšší úrovni. U závazku, který je ve stavu Schválený nelze již schvalování měnit.
Odmítnutí závazku nelze vzít zpět.
V případě dodatečně nalezené chyby dokladu nebo schvalovací procedury je možné zrušit celý schvalovací proces. Závazek se převede do stavu Neschvaluje se a je potřeba jej znovu předat ke schvalování.
Operace spojené se schvalováním jsou zaznamenávány v logu včetně jména uživatele a času provedení.