Po mnohaletých zkušenostech s požadavky vedoucích pracovníků přicházíme s nástrojem pro pasivní práci s informacemi. NBS nyní umožňuje nadefinování tzv. informačních zpráv, které se v předem nastaveném čase odesílají e-mailem definovanému uživateli nebo uživatelům s obsahem generovaným z obchodních, finančních a provozních dat.
¶ Odkazy obsažené v automatickém sdílení umožňují rychlý přechod na detailní nebo související informace.
Elektronickou zprávu uživatel dostává automaticky bez vlastní aktivity a cílem je, aby tímto způsobem získal základní informace, které pro svou práci a rozhodování potřebuje. Zprávy navíc obsahují hypertextové odkazy, které vedou na detailní zobrazení informace sumárně popsané ve zprávě.
¶ Použití
Použití je tak snadné, jako je snadné používání klienta elektronické pošty. Tam, kam se za uživatelem dostane e-mail, bude i ve spojení s obchodními a finančními daty v předem připravené podobě. K datům se tedy dostane nejen z počítače ale i z chytřejšího mobilního telefonu.
Samotný informační obsah je v těle mailu nebo v příloze (html) nebo sumarizace v těle a detaily v příloze. Obecně platí, že informační mail může obsahovat jakékoli informace zjistitelné z NBS.
Příklad použití 1: Vedoucí střediska (nebo celého podniku) dostává každý všední den v 8:00 e-mail se sumou nákladů a výnosů za běžný a minulý měsíc, s přehledem největších neplatičů a výší jejich dluhu, s přehledem splatných závazků a se sumou hotovosti na účtech a v pokladnách.
Příklad použití 2: Obchodník dostává každé pondělí přehled nejprodávanějšího a nejméně prodávaného zboží, informaci o vývoji hodnoty skladu a počtech zboží mimo nastavené skladové limity.
Příklad použití 3: Vedoucí zakázky dostává ráno každý den následující po pracovním dni přehled práce podřízených pracovníků. Každý první den v měsíci pak vedoucí zakázky dostává měsíční přehledy práce pracovníků a rekapitulaci zakázek.
Uvedené příklady mají být inspirací pro definování vlastních požadavků.
¶ Jak zprovoznit
Zatímco použití je snadné, nastavení informačních zpráv musí provést administrátor NBS a naši konzultanti. Je nutné:
- Nastavit smtp odesílání (správce NBS a Notia). (Pokud již používáte el. komunikaci, např. posílání faktur, máte již nastaveno).
- Navrhnout informační zprávu (uživatel) a vytvořit její systémovou definici (Notia).
- Nastavit adresáty, periodicitu sestavování a posílání (správce NBS)
¶ Ještě něco navíc – vyžádání informace pomocí e-mailu
Kromě pasivně posílaných zpráv je nově v NBS zahrnuta i nadstavba, která umožňuje uživateli vyžádat si odeslání informací. Funguje to tak, že na určenou adresu (např. nbs@naspodnik.cz) uživatel odešle zprávu v definovaném tvaru a na jeho adresu se obratem vrátí odpověď. Uživatel se tak ptá systému a systém odpovídá. Systém ovšem umí odpovídat jen na dotazy, které jsou předem definované.
Příkladem může být třeba zjištění informací o partnerovi. Na adresu nbs@naspodnik.cz pošlete e-mail s předmětem Dotaz IC: 45317119. Obratem přijde odpověď s detaily o firmě IC 45317119, s kontakty, obraty, pohledávkami a závazky atd.
Důležité je, že ptát se může vždy jen oprávněný uživatel NBS předem definovaný správcem. Nehrozí tedy tímto způsobem vytahování informací kýmkoli jiným.