Modul Datová schránka slouží jako evidence došlých a odeslaných zpráv a k odesílání zpráv prostřednictví datové schránky. Funkce odeslání datovou schránkou je zároveň implementována přímo na místech systému, odkud se odesílají výkazy DPH.
Modul Datová schránka není klient plnohodnotný. Nesynchronizuje veškerou odeslanou poštu datové schránky, uchovává pouze zprávy odeslané prostřednictvím tohoto modulu. (Dodané zprávy stahuje všechny.)
¶ Nastavení
¶ Firemní údaje
Údaje ve vkládají v Administrátor – Zobrazit – Firemní údaje.
Vkládá se kód datové schránky firmy (pro přihlášení není rozhodující. K datové schránce se přihlašuje systém pod jménem uvedeným u uživatele, který odesílá).
¶ Nastavení uživatele
U každého uživatele je možné nastavit Přihlašovací jméno do datové schránky. Heslo se musí zadávat při každém odeslání/aktualizaci. Heslo se do systému neukládá.
¶ Obchodní kontakty
Zadání datové schránky k jednotlivým Obchodním kontaktům v číselníku se provádí na záložce „Parametry e-kom.“ – Dat. schránka
¶ Základní pravidla
- V souvislosti s obecně platnou právní úpravou je aktuálně maximální přípustná velikost příloh datové zprávy 20 MB.
- Systémově lze navíc omezit velikost vkládané přílohy obecným parametrem PRILOHA_VELIKOST_MAX (do hodnoty se zadává maximální povolená velikost přílohy v Bytech)
¶ Povolené typy příloh zpráv
Výčet povolených formátů příloh datové zprávy stanovuje Vyhláška č.194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, v platném znění.
Přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky jsou formáty:
- pdf (Portable Document Format)
- PDF/A (Portable Document Format for the Long-term Archiving)
- xml (Extensible Markup Language Document)
- fo/zfo (602XML Filler dokument)
- html/htm (Hypertext Markup Language Document)
- odt (Open Document Text)
- ods (Open Document Spreadsheet)
- odp (Open Document Presentation)
- txt (prostý text)
- rtf (Rich Text Format)
- doc/docx (MS Word Document)
- xls/xlsx (MS Excel Spreadsheet)
- ppt/pptx (MS PowerPoint Presentation)
- jpg/jpeg/jfif (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format)
- png (Portable Network Graphics)
- tif/tiff (Tagged Image File Format)
- gif (Graphics Interchange Format)
- mpegl/mpeg2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2)
- wav (Waveform Audio Format)
- mp2/mp3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3)
- isdoc/isdocx (Information System Document) verze 5.2 a vyšší
- edi (mezinárodní standard EDIFACT, standardy ODETTE a EANCOM pro elektronickou výměnu obchodních dokumentů - EDI)
- dwg (AutoCAD DraWinG File Format) verze 2007 a vyšší
- shp/dbf/shx/prj/qix/sbn/sbx (ESRI Shapefile)
- dgn (Bentley MicroStation Format) verze V7 a V8
- gml/gfs/xsd (Geography Markup Language Document)
Uvedené formáty jsou přípustnými formáty datové zprávy dodávané do datové schránky, obsahují-li odpovídající příponu. Příponou se rozumí vnější znak formátu datové zprávy, který umožňuje programovému vybavení určení typu datového souboru.
¶ Datová schránka
Modul Datová schránka pro evidenci dodaných a odeslaných zpráv a pro odesílání zpráv prostřednictvím datové schránky.
Evidence zpráv je rozdělena do tří základních skupin: Dodané zprávy, Odeslané zprávy a Koncepty.
¶ Dodané zprávy
Seznam dodaných a stažených zpráv datové schránky. Slouží jako úložiště zpráv bez časového omezení.
Obsahuje všechny základní informace zprávy včetně stažených příloh. Nové zprávy se automaticky stahují při použití funkce „Aktualizovat data z datové schránky“.
Dodané zprávy nelze upravovat.
¶ Odeslané zprávy
Seznam všech odeslaných zpráv datové schránky. Slouží jako úložiště zpráv bez časového omezení.
Obsahuje základní informace zprávy včetně všech stažených příloh. Nové zprávy, i ty, které byly odeslány buď přímo z datové schránky, nebo jiným nástrojem, se automaticky stahují při použití funkce „Aktualizovat data z datové schránky“
Odeslané zprávy nelze upravovat.
¶ Koncepty
Seznam neodeslaných konceptů zpráv datové schránky.
Zprávy se sem ukládají po vytvoření z jiných modulů, pokud v nich nebyly přímo odeslány, ale pouze uloženy.
Nové zprávy lze vytvořit přímo zde tlačítkem +.
Zprávy lze modifikovat a následně odeslat tlačítkem Odeslat po vyplnění hesla datové schránky.
Text zapsaný do pole Text, se do zprávy připojí jako další textová příloha k ostatním přílohám, které byly do zprávy vložené dole na záložce Přílohy.
Při ručním vyplnění nové datové zprávy se v poli Adresát nabízejí pouze obchodní partneři se zadanou datovou zprávou v číselníku Obchodní kontakty.
¶ Funkce
¶ Aktualizovat data z datové schránky:
- V horním menu Dat. schránka, nebo tlačítko se znakem obálky se dvěma šipkami v kolečku.
- Po kliknutí se stáhnou nové dodané zprávy a odeslané zprávy, které byly do datové schránky pořízené od poslední aktualizace.
¶ Nový koncept zprávy
Tlačítko + založí novou prázdnou datovou zprávu a zobrazí ji k editaci. Je možné zvolit z jakéhokoliv místa modulu Datová schránka.
¶ Smazat koncept zprávy
Tlačítko ikony koše smaže aktivní koncept datové zprávy. Předem se dotáže na potvrzení. Tlačítko je aktivní pouze v konceptech datových zpráv.
¶ Odeslat datovou zprávu
Funkce k odeslání datové zprávy z konceptu do datové schránky příjemce otevře okno pro zapsání hesla k firemní datové schránce, ze které se bude odesílat. Následně se odešle a koncept se přesune do Odeslaných.
¶ Využití v ostatních modulech - Účetnictví
¶ Výkaz DPH
- vytváří se v menu Export – volba Přiznání DPH CZ přes datovou schránku.
Důležité: Dokončení exportu datové zprávy odesláním, nebo uložením konceptu má vždy za následek ukončení daného výkazu se všemi náležitostmi a důsledky z toho vyplývající (viz agenda Účetnictví).
Údaje v modulu Datová schránka:
- Datová schránka příjemce – výběr z partnerů s vyplněnou datovou schránkou.
- Text zprávy – text, který se do zprávy připojí jako další textová příloha.
- Uživatel – přihlášený uživatel NBS.
- Heslo – heslo do datové schránky – v systému se neukládá, je nutné vždy vyplnit.
- Odeslat – odešle prostřednictvím datové zprávy příjemci, uloží zprávu mezi odeslané a uzavře exportovaný výkaz.
- Uložit – uloží novou zprávu do evidence modulu Datová schránka jako koncept a uzavře exportovaný výkaz.
- Storno – stornuje/zruší tvorbu zprávy.
¶ Kontrolní hlášení
Najdete v menu Export – volba „Kontrolního hlášení přes datovou schránku“.
Důležité: Dokončení exportu datové zprávy odesláním, nebo uložením konceptu má vždy za následek ukončení daného kontrolního hlášení se všemi náležitostmi a důsledky z toho vyplývající (viz agenda Účetnictví).
Podoba dialogu je shodná s odesíláním Výkazu DPH.